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[TheChamp-Sharing]Maximizando Deducciones para la Determinación del Impuesto a la Renta
El esta oportunidad vamos a tratar un tema muy importante respecto del Impuesto a la Renta: la fehaciencia y la causalidad. Años atrás se trataba ambos términos como sinónimos, pero hoy tenemos muy claro que son conceptos totalmente diferentes e incluso contradictorios, lo cual ha sido reconocido por el Tribunal Fiscal.
Gastos Recurrentes y Deductibles en la Determinación del IR Anual 2023
Vamos a tocar los gastos más recurrentes, como las mermas, desmedros y pérdidas extraordinarias; además, detallaremos los gastos deducibles sujetos a límite y gastos por conceptos extraordinarios entregados al personal. Estos temas son necesarios de revisar para prepararnos para la determinación del Impuesto a la Renta Anual 2023.
Conceptos Clave para la Deducción de Gastos: Fechaciencia y Principio de Causalidad
Entonces, para deducir un gasto se requiere una serie de conceptos, como fehaciencia, principio de causalidad, devengo, bancarización. Hoy nos vamos a ocupar de los dos primeros.
Importancia de la Fechaciencia en la Documentación de Gastos
Para entender qué significa fehaciencia, veamos algunos casos. El primero de ellos se trata de una empresa que tenía una concesión, y contrató servicios geológicos para que le dieran asesoría respecto a proyectos de exploración que tenía; pero, ante una fiscalización, esta empresa solo pudo presentar el comprobante de pago, el registro de compras y un informe en el que explicaba en qué había consistido el trabajo, por lo que ni para la Administración Tributaria ni para el Tribunal Fiscal esta información fue suficiente.
Documentación Necesaria para Acreditar la Operación de una Empresa
Así, vamos a constatar que en nuestro país las pruebas que toda empresa tiene que considerar para acreditar que la operación existió son las siguientes: proformas, órdenes o guías de pedido, contratos, comunicaciones comerciales cursadas con los proveedores, guías de remisión que demuestren el traslado de los bienes desde el local, los partes de almacén que demostrasen el ingreso y salida de los bienes adquiridos, documentación que sustentara su utilización, control de inventarios y todo lo que sea necesario.
Limitaciones y Rechazo de Pruebas en Auditorías Tributarias
En el segundo caso, una empresa compró alimentos para sus empleados, pero carecía de declaraciones oficiales de los proveedores que reconocieran las transacciones. El Tribunal Fiscal dictaminó que tales declaraciones no eran prueba necesaria de la fehaciencia de los gastos, porque el Código Tributario no acepta este tipo de pruebas en materia tributaria.
Adicionalmente, se habla de la importancia de presentar la documentación adecuada en las auditorías tributarias porque las pruebas faltantes no pueden presentarse durante la reclamación o apelación, salvo que se pague la deuda para que se ameriten estas pruebas.
Causalidad en la Determinación del Impuesto a la Renta y Gastos Necesarios
La Administración Tributaria también solicita que los documentos internos que se presenten el contribuyente tienen que estar firmados por los trabajadores para garantizar que coincidan con su identificación. Se debe tener mucho cuidado al presentar estos documentos como provenientes de las personas correctas dentro de la organización. Los contrastes entre documentos pueden dar lugar a información contradictoria, ocasionando que la Administración pueda rechazar algunas pruebas. Para evitar problemas, es fundamental presentar tantos documentos como sea posible y asegurarse de que estén debidamente firmados y fechados.
De otro lado, resulta necesario analizar el concepto de gastos necesarios.
Silvia León nos comenta sobre los gastos deducibles y no deducibles en la determinación del IR.
Definición de Gastos Necesarios y Su Relación con la Obtención de Ingresos
Existen dos posiciones respecto de los gastos necesarios: una restrictiva, donde la Administración sólo acepta gastos indispensables para obtener un beneficio; y otra más amplia, donde la relación de causalidad se considera amplia, permitiendo deducciones de gastos que no tienen relación directa con la actividad empresarial.
Así, se aconseja presentar diversas pruebas para ayudar a la Administración a comprender cómo funciona la empresa y si realmente se recibieron ciertos ingresos, como recibos de servicios o compras. Los gastos necesarios, tal y como los define el Impuesto a la Renta, son aquellos gastos que tienen por finalidad generar ingresos y están objetivamente relacionados con la actividad empresarial. Sin embargo, no todos los gastos pueden considerarse deducibles, sino solo aquellos gastos que ayudan a obtener ingresos.
Causalidad en la Determinación del IR y Casos Específicos de Deducciones
Al respecto, el Tribunal Fiscal analiza un caso determinado donde a un negocio se le permitió deducir los gastos relacionados con el alquiler de un nuevo local, ya que existía una notificación municipal que ordenaba el cierre de su establecimiento actual. Siguiendo estos principios de causalidad y evitando exigencias irracionales de documentos por parte de la Administración Tributaria, las empresas pueden asegurarse de maximizar sus deducciones potenciales.
Agregando a lo anterior, se analiza la importancia del principio de causalidad para determinar si los gastos comerciales son deducibles. Usando el caso de una empresa que alquiló un espacio, pero no pudo abrir debido a cuestiones regulatorias, en este caso se explica que, incluso si el gasto finalmente no se utilizó, aún puede considerarse deducible si era necesario para que la empresa generara ingresos.
Así, se recuerda que cada caso debe evaluarse individualmente y que lo que puede parecer un gasto no deducible en un contexto puede serlo en otro. En ese sentido, existen casos judiciales relacionados con la deducibilidad de los pagos de indemnización, y se concluye que cada caso debe evaluarse según sus méritos únicos.
Diferencias en la Determinación del IR: Mermas vs. Desmedros y Gastos de Representación vs. Publicidad
De otro lado, resulta necesario analizar el concepto de gastos necesarios. Existen dos posiciones respecto de los gastos necesarios: una restrictiva, donde la Administración sólo acepta gastos indispensables para obtener un beneficio; y otra más amplia, donde la relación de causalidad se considera amplia, permitiendo deducciones de gastos que no tienen relación directa con la actividad empresarial.
En las mermas, la pérdida es cuantitativa; y, en los desmedros hay una pérdida cualitativa e irrecuperable. Las mermas se acreditan mediante un informe técnico emitido por un profesional independiente, competente y colegiado o por el organismo técnico competente; y los desmedros se acreditan mediante la destrucción de existencias ante un Notario Público o un Juez de Paz.
Gastos Personales y Bonificaciones: Cumplimiento de Principios de Causalidad y Generalidad
De la misma manera, existe una diferencia entre gastos de representación y gastos de publicidad. Así, los gastos de representación son egresos realizados en beneficio del cliente o cliente potencial e incluyen comidas, entretenimiento, obsequios; pero no pueden confundirse con los gastos de publicidad.
Por otro lado, los gastos personales de los empleados también requieren el cumplimiento de los principios de causalidad y generalidad. También se abordan gastos adicionales, como bonos, canastas de alimentos y gratificaciones extraordinarias, respecto a los cuales se debe demostrar que estos beneficios cumplen con el criterio de generalidad, y las razones de estas bonificaciones deben ser claras.
Importancia de la Documentación en Diferentes Casos y Conclusiones Finales
Finalmente, respecto a los gastos de capacitación, se dice que una empresa no está obligada a seguir el criterio de generalidad a la hora de impartir una formación específica a un empleado, siempre que esté relacionada con el negocio de la empresa.
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